Imixs-Office-Workflow bietet jetzt die Möglichkeit über eine E-Mailschnittstelle Belege, welche per E-Mail an das Unternehmen gesendet werden – beispielsweise Eingangsrechnungen – direkt in einen Geschäftsprozess zu überführen. Über die Schnittstelle können E-Mails, die an die Open Source Workflow Management Lösung gesendet werden, automatisch verifiziert und anschließend nach individuellen Geschäftsregeln ausgewertet werden. Die E-Mail wird dabei automatisch archiviert und an den betreffenden Mitarbeiter oder eine Abteilung im Unternehmen weitergeleitet. Der Vorteil hier ist, dass die E-Mail nicht mehr wie sonst üblich im Mailsystem redundant abgelegt sein muss, sondern sofort nach Eingang in einen Workflow überführt wird. Dies erhöht nicht nur die Datensicherheit beim Umgang mit vertraulichen Unterlagen, sondern führt auch zu einer Zeit- und Kostenersparnis beim Umgang mit Belegen. Darüber hinaus bietet die Imixs E-Mail Schnittstelle auch die Möglichkeit Belege bereits von unterwegs aus per Smartphone zu scannen und an das Unternehmen zu senden. Diese sogenannte „Scan-to-E-Mail“-Funktion wird von modernen Smartphone Apps sowie von Scannern, wie sie häufig im Home-Offices vorhanden sind, unterstützt. Somit können Rechnungen, Spesenbelege, Reisekostenabrechnungen oder sonstige Belege dezentral und ortsabhängig erfasst und in den passenden Unternehmensprozess überführt werden.
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