Wie funktioniert ein Workflow Management System?

Ich möchte heute eine kurze Einführung in die Grundlagen des Imixs Workflow Systems geben. Ziel soll es sein, ein allgemeines Verständnis für die Funktionsweise und die Möglichkeiten von Workflow Systemen zu erhalten.Bei Imixs Workflow handelt es sich um ein sogenanntes Human based Workflow System. Diese Systeme sind dazu geeignet praktisch alle Arten von betriebswirtschaftlichen Abläufen in einem Unternehmen oder einer Organisation abzubilden. Die Aufgabe des Workflow Systems besteht dabei darin, einen einzelnen Vorgang anhand eines zuvor festgelegten Ablaufs – dem Workflow – zu verwalten und zu überwachen. Man bezeichnet diese auch häufig mit dem Begriff Compliance Management – oder Unternehmens Compliance. Damit ist gemeint, dass das Workflow Management System dafür Sorge trägt, dass die Bearbeitung sämtlicher Abläufe in einem Unternehmen nach zuvor festgelegten Regeln erfolgt. Diese Regeln werden mit Hilfe eines Workflow Modells beschrieben. Im Imixs Workflow System erfolgt die Modellierung mit Hilfe des Imixs Modelersinnerhalb der Eclipse IDE. Das Workflowmodell enthält dazu zunächst einmal die einzelnen Stati, die ein Vorgang während der Bearbeitung einnehmen kann. Nehmen wir als Beispiel den typischen Prozess einer Kundenanfrage in einem Unternehmen. Die Stati eines solchen Prozesses könnten wie folgt aussehen:

  1. Neue Kundenanfrage erfassen
  2. Prüfung der Anfrage durch den Vertrieb
  3. Stellungnahme durch den Produktverantwortlichen
  4. Rückantwort an den Kunden

Der Prozess hat also vier verschiedene Zustände. Insgesamt sind hier drei verschiedene Akteure in den Prozess eingebunden. Der Kunde, welcher die Anfrage erstellt, der Vertriebsmitarbeiter, der die Anfrage entgegennimmt und weiterleitet und der Produktverantwortliche, der die Anfrage bearbeitet.

Die Aufgabe des Workflow Management Systems ist es hier nicht den Vorgang automatisiert zu bearbeiten, sondern den Vorgang an die verantwortlichen Akteure zu ‘routen’. Der eigentliche Übergang von einem Status (Neue Kundenanfrage) zum nächsten (Prüfung durch Vertrieb) wird in einem Workflowmodell durch sogenannte Aktivitäten (activity entities) beschreiben. Dies sind Aktionen, die der jeweilige Bearbeiter für den Vorgang auslösen kann.

Eine solche Aktion würde für den Status ‘Neue Kundenanfrage’ zum Beispiel ‘absenden’ lauten. Diese Aktion definiert den Übergang vom Status ‘Neue Kundenanfrage’  in den neuen Status ‘Prüfung der Anfrage durch den Vertrieb’.

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Die Kontrolle für solch einen Statusübergang übernimmt dabei das Workflow Management System. Dieses setzt aber nicht nur die Anfrage in den neuen Status, sondern führt auch das sogenannte Compliance Management durch.
Dazu zählt zum Beispiel die Ermittlung des zuständigen Sachbearbeiters im Vertrieb, das Versenden einer Email-Nachricht an den Vertrieb und die Dokumentation an welchem Tag und zu welchem Zeitpunkt die Anfrage eingegangen bzw. abgesendet wurde.
All diese Details können über das Workflow Modell beschrieben werden.

Im Unterschied zu einem reinen BPM System führt also das Workflow Management System den Vorgang nicht selbst durch, sondern sorgt vielmehr dafür, dass der Vorgang sicher von einem Akteur zum nächsten Akteur übertragen wird und dass sämtliche Informationen, die für die korrekte Bearbeitung benötigt werden, zur Verfügung gestellt werden.

Die Entscheidung, welche Aktion wann durchgeführt wird, liegt hier beim Akteur, welcher häufig eine aus meheren Aktionen auswählen kann.
In unserem Beispiel könnte der Vertrieb die Möglichkeit haben, eine neue Kundenanfrage entweder ‘sofort zu beantworten’ oder eben die Aktion ‘Stellungnahme einholen’ auszulösen. Im Prozessmodell würde also der Vorgang, je nach gewählter Aktion, unterschiedliche Wege nehmen.

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Hier wird auch schnell deutlich, welche Vorteile ein Workflow Management System bietet. Zum einen muss der Anwender selbst keine Kenntnis darüber besitzen, wie ein Vorgang und die damit verknüpften Informationen an den verantwortlichen Mitarbeiter weitergeleitet werden und zum andern kann der Vorgang keinen unvorhergesehenen Laufweg nehmen. So ist es in diesem einfachen Beispiel nicht möglich eine neue Kundenanfrage ohne Prüfung durch den Vertrieb an den Produktverantwortlichen zu senden. Das Workflow Management System und die darin enthaltene Compliance Management Funktionalität garantieren somit, dass ein zuvor im Unternehmen festgelegter Laufweg eingehalten wird.
Für all Prozessbeteiligten ist darüber hinaus zu jedem Zeitpunkt ersichtlich, wann welche Aktionen von wem durchgeführt wurden. Ein versehentliches Vergessen wird vermieden.

Imixs Workflow stellt besonders flexible Funktionen für ein Compliance Management zur Verfügung. So können beispielsweise mit Hilfe von Imixs Workflow nicht nur die Verantwortlichkeiten und die Verteilung der Information verwaltet werden, sondern auch Zugriffsrechte gemanagt werden. Jede Prozessinstanz kann je nach Bearbeitungsfortschritt mit unterschiedlichen Lese-und Autorenrechten versehen werden. Dadurch kann ein unerlaubter Zugriff vermieden und vertrauliche Informationen gezielt geschützt werden.
Auch die Versionierung und Archivierung von Vorgängen kann mit Hilfe von Imixs Workflow auf einfache Weise modelliert werden.

Möglich wird dies durch ein Plug-In Konzept. Damit können Programmfunktionen als Plug-ins in das System integriert und über das Workflow Modell gesteuert werden. Der Abruf auch individueller Unternehmensfunktionen ist damit problemlos möglich.

Mit den beiden Workflow Lösungen ‘Imixs Office Workflow’ und ‘Imixs Business Workflow’ stellt die Imixs GmbH vollständig integrierte Workflow Management Systeme bereit, die alle Geschäftsprozesse innerhalb eines Unternehmens oder über die Grenzen des Unternehmens hinweg abbildet.