Sicheres Dokumentenmanagement mit Imixs Workflow

Geschäftsdaten sind in der Regel vertrauliche Informationen und erfordern im Zeitalter der modernen Kommunikationstechnologie eine besondere Aufmerksamkeit. Informationen eines Unternehmens müssen nicht nur vertraulich behandelt werden, sondern sie müssen auch vor unerlaubtem Zugriff geschützt sein.Wir kennen heute eine Vielzahl an Technologien mit verschiedene Arten von Zugriffsschutz beim Zugriff auf Informationen. Firewalls, Verschlüsselung oder Passwortschutz helfen beim Umgang im Internet oder Firmennetzwerk.

Wann und wie Geschäftsdaten aber im täglichen Umgang zu schützen sind, kann jedoch meist nicht allein durch statische Regeln festgelegt werden. Vielmehr ist der Zugriff, und auch die Verteilung von Informationen durch interne Abläufe und Vorgänge im Unternehmen definiert. Diese sogenanntenGeschäftsprozesse bestimmen, wie ein Informationsfluss im Unternehmen aussehen muss.

Als Beispiel kann hier der Erstellung eines Angebots genommen werden:
Zu Beginn ist das entsprechende Geschäftsdokument meist nur für die interne Verwendung freigegeben – eine Bearbeitung erfolgt innerhalb der Unternehmensgrenzen. Zu einem späteren Zeitpunkt wird dieses Dokument auch externen Partnern – also dem Kunden zugänglich gemacht. Sind während der Angebotserstellung zusätzlich mehrere interne Abteilungen beteiligt, kann ein Zugriffsschutz auch innerhalb des Unternehmens unter Umständen bereits bei der Erstellung sehr komplex werden. Müssen nun – beispielsweise für eine Kalkulation – sogar Geschäftsdaten mit weiteren Partnern, wie Lieferanten, abgestimmt werden, kann dies zu einer echten Herausforderung werden.
An diesem Beispiel wird bereits deutlich, dass einfache statische Regeln wie sie durch Firewalls oder verschlüsselte Übertragung möglich sind, hier nicht ausreichen. Können beispielsweise Office Dokumente per eMail, USB Stick oder Smartphone unkontrolliert verteilt werden, entsteht ein potentielles Sicherheitsloch.

Workflow Management Systeme
 helfen diese unkontrollierte Verteilung zu vermeiden. Anhand von Workflow Modellen kann hier genau festgelegt werden, welche Geschäftsdaten zu welchem Zeitpunkt von bestimmten Anwendern gelesen oder bearbeitet werden können.

security-concept_001

Das Imixs Wokflow System stellt dazu eine sehr leistungsfähige und erprobte Technologie zur Verfügung. Im Gegensatz zu vielen anderen Software Lösungen bietet die Imixs Workflow Lösung die Möglichkeit, jedes einzelnes Geschäftsobjekt mit individuellen Zugriffsrechten auszustatten. Die Kontrolle dieser Zugriffsrechte erfolgt dabei durch einen gesicherten zentralen Workflow Server. So werden die Geschäftsdaten nach individuellen Zugriffsregeln geschützt und können anhand des Geschäftsprozesses gesteuert werden.

Imixs Workflow bietet damit eine einzigartige Technologie, um die Sicherheit von Geschäftsdaten auf der gesamten Länge einer Prozesskette transparent zu gestalten. Nutzen Sie die Imixs Workflowtechnologie und profitieren Sie von den vielfältigen Einsatzmöglichkeiten dieser Business Lösung.
Erfahren Sie mehr über Imixs Office-Workflow.de

Leave a Reply